Workatoを使ってGmailで受信したメールをGoogle Sheetsに自動記載するレシピを作成しました。
プログラミングの深い知識は使わずに、主にクリックのみで簡単に作成ができたので紹介します。ぜひ参考にしてみてください！
自動でメール内容がGoogle Sheetsに記載されることによって、
メール情報の管理やチーム間の迅速な情報共有ができます。
(以下の画像のように自動で蓄積されていきます。)
受信メールを自動記載するレシピを作成
まずはGmailでメールを受信したら自動で起動するトリガー部分を作成します。
・トリガーの設定（Gmail受信時の設定）
画像左側はWorkatoのレシピと呼ばれるワークフローです。
画像右側はアプリケーションの選択画面です。
起動のきっかけとなるトリガーのアプリケーションを選択します
・Gmailを選択（Gmail受信時の設定）
Gmailを選択します。
以下の記事でコネクション設定について紹介しています。
→ Workatoで簡単にシステム連携を実現：Gmailのコネクション設定方法
画像にも記載されているように
「5分ごとに新着メールをチェックします」
また添付ファイルにも対応しており、
「最大25MBの電子メール添付ファイルをサポートします。」
・Gmailの項目を設定（Gmail受信時の設定）
-
項目【 When first started, ・・・・】
レシピを初めて起動すると、この指定された日時からトリガーイベントが取得されます。 -
項目【 Label 】
選択したラベルのメールのみを取得します。空白のままにすると、すべてのメールが取得されます。
（今回は受信ボックスを指定） -
項目【 Include spam and trash 】
スパムやゴミ箱からのメールを結果に含めます。
以上で、Gmailの設定は完了です。
Google Sheetsの設定を行います。受信したメールの内容を最終行に追加するレシピです。
・Google Sheetsを選択（メール内容を記載）
さきほど作成したGmailトリガーの下にGoogle Sheetsを設定します。
画像右側のアプリケーションから、Google Sheetsを選択します。
(Gmail同様に、今回はWorkatoとGoogle Sheetsを繋ぐ設定は割愛します)
・行の追加を選択（メール内容を記載）
受信したメールをGoogle Sheetsに行の追加をしていきたいので
【 Add Row 】のActionを選択します。
・Google Sheetsの項目を設定（メール内容を記載）
-
項目【 Google Drive 】
個人用ドライブまたはチームドライブを選択します。デフォルトは個人用ドライブです。 -
項目【 Spreadsheet 】
行を追加するGoogle Sheetsを選択します。(今回はスプレッドシートIDで設定します)
-
項目【 Enforce top-left insert 】
このオプションを選択すると、同じシートに複数のテーブルがある場合に、左端のテーブルに挿入されます。 -
項目【 Sheet name 】
Google Sheetsの、対象シートを設定します。 -
項目【 Column headers 】
列ヘッダーの値を、Google Sheetsに表示される順序で入力します。
項目【 Column headers 】で設定した値にあわせて、入力項目が表示されます。受信メールの取得したい情報を割り当てます。
これでGoogle Sheetsの設定も完了です！
主にクリックだけで、Gmailで受信したメールをGoogle Sheetsに自動記載するレシピを作成することができました！
実行結果
作成したレシピは上記です。アプリケーションだけが見えるので、何を使っているか一目でわかります。
実際に、実行してみた結果は以下です。
問題なくGmailで受信したメールをGoogle Sheetsに自動記載することができました。
iPaaSによる業務自動化
今回は、GmailとGoogle Sheetsを連携させるレシピを紹介しました。
例えば、メール単位でタスク管理している場合、チームメンバーのタスク状況を確認でき、必要な情報を取得することが可能となります。
また、手作業による入力ミスや、見落としが減少し正確性が保たれます。
WorkatoはiPaaS製品なので、様々なアプリケーションと連携することができます。
異なるアプリケーションを連携することで、業務プロセス全体を効率的に自動化し、よりスムーズな運用が可能になります。
弊社では、Workatoで業務自動化のための開発・保守を行っています。
iPaaS導入前のご相談やご質問も承っていますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
